Konverentsi korraldamine võib olla üsna keeruline, kuid kui seda teha õigesti, võib edukas konverents anda tõelise hoo sinu kogu karjäärile. Ehkki meeles tuleb pidada rohkelt pisiasju, on kõige olulisem pidada silmas alljärgnevaid põhimõtteid, mille ignoreerimine võib lõppeda katastroofilise läbikukkumisega.
1. Tee endale üldine plaan
Konverentsi korraldamise puhul tuleb ilmselgelt mõelda kümnetele pisiasjadele nagu lostika, ruumi leidmine ja broneerimine, toitlustuse korraldamine ja muu taoline, kuid enne, kui asud taoliseid pisiasju paika panema, võta pisut aega, et teha suurem plaan.
Kujuta endale ette, milline peaks konverents välja nägema, kes seal osalevad ning millise kogemuse soovid neile jätta. Kui oled mõelnud konverentsi põhilisele olemusele, on ka lihtsam enda jaoks teha selgem plaan selle osas, kuidas peaks logistiline pool töötama.
Arvesta ka sellega, et on täiesti võimatu ette näha absoluutselt kõiki pisiasju, mis võivad ette tulla. Ära ürita olla täiuslik ning arvesta võimalike olukordadega, mis võivad üldist plaani muuta – nii ei tekita ootamatused eriti palju kahju.
2. Ära ürita kõike üksi teha
Hea konverentsi korraldamise alustala on hea tiim. Konverentsi korraldamine hõlmab endas eelarve haldamist, logistikat, toitlustust, valgustust ja palju muid valdkondi, mis kõik nõuavad oluliselt palju teadmisi. Selle asemel, et võtta kõik enda õlule, hangi endale tugev tiim, mis koosneks oma ala spetsialistidest. Nii saad sa keskenduda kõige olulisemale.
Kõige olulisem on delegeerida ülesandeid. Määra igale olulisele alale üks tiimiliige, kes tegeleb selle valdkonnaga täielikult. Sina saad seejärel keskenduda sellele, et kogu ülejäänud masinavärk töötaks nii nagu vaja.
3. Kasuta tehnoloogia võlusid
Oleks lausa patt tänapäevasel tehnoloogiaajastul mitte kasutada kõiki võimalusi, mis on nii hõlpsalt kättesaadavad.
Esmalt hangi endale kvaliteetne konverentsi haldusprogramm, mis on võimeline näiteks haldama osalejate nimekirja ja muud taolist. Selline programm on nagu sinu mälu pikendus ning aitab vältida rohkelt peavalu.
Oluline on mõelda ka konverentsiruumi tehnilisele lahendusele. Ära alahinda helisüsteemi ja WiFi olemasolu olulisust. Arvesta sellega, et enamikel osalejatel on tõenäoliselt nutiseadmed, mida soovitakse kasutada internetti pääsemiseks. Internetiühendus on tavaliselt konverentsidel alati suur probleem, seega kontrolli esimesena seda, kas konverentsisaalis on piisavalt hea WiFi, mis suudaks kõikide külastajate soovid rahuldada, olles piisavalt suure mahu ja kiirusega.
4. Keskendu kõnelejate valimisele
Ei pea ülemäära palju rõhutama seda, kuivõrd oluline on leida konverentsile õiged kõnelejad. Tihti on just kõnelejad need, kelle pärast konkreetselt kohale tullakse ning kõnelejad muudavad kogu konverentsi edukust täielikult.
Mõtle sellele, mida sa soovid konverentsiga saavutada ning veendu, et kõnelejad oleksid mitmekesised. Samuti arvesta mõne „tagavaravariandiga“, juhuks kui mõni kõneleja annab viimasel hetkel teada, et ei saa siiski tulla.
5. Pööra suhtlusele tähelepanu
Ära looda, et kõnelejad või külastajad küsivad ise sinult täpsustusi. Sinu kui korraldaja ülesanne on anda pidevalt informatsiooni, hoida inimesi teavitatud ning samuti pisut ärevil – võid luua näiteks Facebooki ürituse või grupi, kus anda pidevalt teavitusi.
Hea suhtlus peaks toimuma mitte ainult enne konverentsi, vaid ka konverentsi ajal. Kasuta näiteks suunaviiteid selleks, et osalejaid suunata õigetesse kohtadesse, võta appi vabatahtlikud, kes jagaksid inimestele ajakavasid ja muud taolist jne.
Sellele kõigele lisaks on sinu kui korraldaja ülesanne ka veenduda, et osalejatel oleks hea võimalus omavahel suhtlemiseks. Üks põhjuseid, miks inimesed tulevad üldse konverentsidele, on uute inimestega tutvumine ning sinu ülesanne on aidata neil seda teha. Veendu, et inimestel oleks piisavalt võimalusi ja aega vestlemiseks – ära loo liiga tihedat ajakava, vaid tee piisavalt palju puhkepause ja piisavalt pikad kohvipausid, et inimesed saaksid suhelda.
Kõige tähtsam on mitte kaotada pead ning võtta üks asi korraga. Delegeeri, loo korralik struktuur ning mõtle nendele peamistele asjadele – niiviisi suudad korraldada eduka konverentsi, mis jääb kõigile positiivselt meelde.
