Pole mingi saladus, et kohvipaus on konverentsi üks kõige olulisemaid osasid. See on ilma liialdamata lausa niivõrd oluline, et paljud inimesed tulevadki konverentsile üksnes pausi pärast. Ei, mitte selleks, et head-paremat põske pista, vaid selleks, et maitsva toidu ja kohvi saatel tutvuda inimestega, ammutada uusi mõtteid ja leida uusi partnereid.
Eduka kohvipausi loomine pole aga sugugi nii lihtne kui pealtnäha tundub. Kui palju on vaja tooteid tellida? Kui palju teenindajaid on vaja? Mida on vaja lauale panna? Kuidas ajastada kohvipaus? Selles artiklis anname pisut nõuandeid, kuidas tagada, et konverentsi kohvipaus kulgeb täiuslikult.
Mõista konverentsi eesmärki ja publikut
Hea ürituse korraldamise esimene põhimõte on mõista oma publikut, nende üldiseid huvialasid ja eelistusi. Kas tegemist on tagasihoidlikuma üritusega või ametlikuma konverentsiga? Mis valdkonna inimesed üritust külastavad? Kui palju külastajaid konverentsile tuleb, kas tuleb arvestada kultuuriliste piirangute või millegi muu taolisega?
Lisaks taolistele põhimõtetele tuleb arvestada ka erinevate dieedipiirangutega – arvestama peaks võimalike allergikute, taimetoitlaste ja muude vajadustega.
Kõige olulisem on pakkuda laual piisavalt rikkalikku valikut, et katta kõik vajadused. Suurim viga võib seejuures olla ürituse nišile mittevastamine: ametlikuma olemusega üritus vajab pisut peenemat väljapanekut ja toidupoolist, samas kui lihtsad saiakesed ja termosed sobivad kenasti ka pisut vabama olemusega konverentside tarbeks.
Arvesta ajaga
Üks suurimaid vigu, mida kiputakse tegema, on ajaga ümardamine ehk teisisõnu, kiputakse arvestama liiga vähese ajaga, seda nii ettevalmistuste jaoks kui ka tegeliku kohvipausi jaoks.
Kuldse reegli kohaselt jäetakse hommikusöögi jaoks 30-40 minutit ja lõunasöögi jaoks kuni tunnike, olenevalt toidust ja külastajate hulgast. Rootsi laua puhul võib 20-30 minutit olla enamgi kui piisav, seda eriti väiksema grupi korral, kuid kui eined on pisut keerukamad ning kaasatud on lauad ja teenindajad, tuleks kindlasti arvestada pikema ajaga.
Kui korraldada lihtsalt joogipaus, siis piisab 15 minutist kuni 100-liikmelisele grupile, 30 minutist suurematele gruppidele.
Kui palju tooteid tellida?
Ka õige koguse tellimine on parasjagu suur katsumus. Fakt on see, et alati võib jääda toitu üle ning tavaliselt ka jääb, kuid siiski tuleks teha pisut arvutusi, vähendamaks oma kulusid.
Mis puudutab joogipoolist, siis tavaliselt tarbivad vähemalt 70% osalejatest kohvi, kuid ülejäänu osas tuleks arvestada kofeiinivaba kohvi, tee, mahla ja veega.
Toiduga lähevad asjad pisut keerulisemaks, kuid tööstuse kirjutamata reegel on panna toitu valmis arvestades 80%-se osalusega. See võib küll tunduda riskantne, kuid enamikel konverentsidel on alati teatud osa inimesi, kes ei tule kohale või osa inimesi, kes ei söö või söövad vähem. Vältimaks üleliigset kulutamist ja toidu raiskamist ei ole mõistlik ülepaisutada.
Kui kavatsed pakkuda väikeseid snäkke, siis tasub arvestada 3-7 snäkiga inimese kohta, olenevalt jällegi ürituse pikkusest ja üldisest olemusest.
Kõige olulisem on silmas pidada ürituse niši ja külastajate demograafiat. Pole eriti viisakas pakkuda lihapirukaid peenel ärikonverentsil, samas ei ole eriti sobilikud peened tikuvõileivad pisut lihtsamal üritusel. Arvesta eelkõige külastajate soovidega ning ära pinguta üle – lihtsuses peitub alati võlu.
