Isegi parima sisu ja kõnelejatega konverents võib minna vett vedama, kui korralduse poolel on midagi „lonkav“. Halb asukoht, tehnilised apsud ja miljonid muud pisiasjad võivad kogu kogemuse paraku aga rikkuda.
Alljärgnevalt toome välja 5 kõige levinumat viga, mis võivad kogu kogemuse rikkuda, kuid mida paraku kiputakse siiski pidevalt tegema.
1. Vale valgustus ja helisüsteem
Kui paljudel konverentsidel oled sa käinud, kus halva valgustuse tõttu pole võimalik slaide lugeda? Või kus helisüsteem on nii vilets, et kogu kõneleja jutt kaob lihtsalt kuhugi kardina taha? Võib olla kindel, et oled vähemalt ühel sellisel sündmusel käinud.
Suurte ruumide varustamine valguse ja heliga võib olla väga suur katsumus, kuigi selle jaoks on olemas professionaalid, kes puutuvad kokku taoliste probleemidega igapäevaselt. Kahjuks üritavad liialt palju organiseerijad hoida raha kokku just sellelt kategoorialt. Tulemus? Vilets valgustus ja ebasobiv helisüsteem, mistõttu on peaaegu võimatu ammutada teadmiseid.
Valgustuse osas tuleks arvestada loomulikku valgust, kuid täiesti välistatud on hämarus: hämaras ei ole lihtsalt võimalik olla produktiivne. Tegemist ei ole romantilise restoraniga, vaid õpikogemusega. Testi valgust ja helisüsteemi kas või kümneid kordi ning hangi selle jaoks professionaalid – see on seda väärt.
2. Toit, toit, toit
Mis puudutab toitu, siis miljonid asjad võivad valesti minna ning kahjuks jäävad need asjad inimestele meelde. Aga sa ju ei taha olla see korraldaja, kelle üritusel olnud toit maitses nagu kellegi sokid või see, kelle üritusel tuli keegi kiirabiga ära viia toiduallergia tõttu?
Need näited kõlavad küll ekstreemselt, kuid paraku unustatakse toitlustus liialt tihti unarusse. Toit peaks olema ideaalis värskelt valmistatud, alati peaks olema valikuid taimetoitlastele ning vältida tasuks „riskigruppe“ ehk näiteks pähkleid ja muud taolist.
Veendu ka selles, et toitu jätkuks kõigile. Pole midagi hullemat, kui viie minuti jooksul lõppev toit – see jätab selgelt mulje, et korraldaja on üritanud rahaga kokku hoida ja on koonerdanud toidult. Paraku paneb see osalejad samal ajal mõtlema ka sellele, mille arvelt on veel koonerdatud – ehk ka toiduainete kvaliteedilt?
3. Asukoht määrab edu
Üks kõige tähtsamaid valikuid on konverentsi toimumise asukoht. Organiseerijana pead sa mõtlema väga paljudele asjaoludele: milline on piirkonnas olev liiklus, kui lihtsalt saab asukohta tulla ühistranspordiga, kas olemas on mugav parkimisvõimalus jne. Autoomaniku jaoks pole midagi hullemat, kui tulla konverentsile pärast meeletut liiklusummikut ning seejärel avastada, et tagatipuks pole ka võimalik korralikult parkida. Samuti ei tohiks olla paik liialt keeruliselt leitav – keegi ei soovi end tunda rumalalt, ekseldes ringi mööda linna ja otsides toimumispaika.
Enne ürituse toimumist tuleb ka selgelt osalejatele teada anda, kus üritus toimub ning kuidas sinna ligi pääseb. Vastasel korral võivad logistilised probleemid tekitada osalejates kibedaid tundeid juba enne ürituse algamist.
4. Vale suurusega toimumispaik
Sama oluline nagu on konverentsi toimumispaik on ka selle suurus.
Pole midagi hullemat, kui valida liiga suur või liiga väike ruum. Kui ruum on liiga suur, tekib tunne, et paljud inimesed ei tulnud kohale, seega ei ole konverents nii väärtuslik. Kui ruum on aga liiga väike, tekitab see ilmselgelt ebamugavust. Kui ruum osutubki näiteks liiga suureks, siis eemalda mõned toolid ja säti ruumi ümber nii, et see ei jätaks vale muljet.
5. Veendu, et kogu meeskond teaks kõike ürituse kohta
Kogu meeskond, kes osaleb ürituse telgitagustes, teenindab külastajaid ning tegeleb muude ülesannetega, peaks olema täielikult teadlik kogu sündmusest. Veendu, et meeskond tunneb konverentsi ruume, teab ajakava ja kõik on häälestatud õigesti.
Lõppude-lõpuks tahad sa siiski, et külastajad saaksid hiljem rääkida sinu üritusest head. Ära võta ürituse korraldamist niisama lihtsalt: tee korralikult kodutööd ja mõtle ka kõige väiksematele pisiasjadele, veendumaks, et sinu korraldatud konverents on tõeline hitt.
