5 praktilist nõuannet eduka konverentsi korraldamiseks

Konverentsi korraldamine võib olla üsna keeruline, kuid kui seda teha õigesti, võib edukas konverents anda tõelise hoo sinu kogu karjäärile. Ehkki meeles tuleb pidada rohkelt pisiasju, on kõige olulisem pidada silmas alljärgnevaid põhimõtteid, mille ignoreerimine võib lõppeda katastroofilise läbikukkumisega.

1. Tee endale üldine plaan

Konverentsi korraldamise puhul tuleb ilmselgelt mõelda kümnetele pisiasjadele nagu lostika, ruumi leidmine ja broneerimine, toitlustuse korraldamine ja muu taoline, kuid enne, kui asud taoliseid pisiasju paika panema, võta pisut aega, et teha suurem plaan.

Kujuta endale ette, milline peaks konverents välja nägema, kes seal osalevad ning millise kogemuse soovid neile jätta. Kui oled mõelnud konverentsi põhilisele olemusele, on ka lihtsam enda jaoks teha selgem plaan selle osas, kuidas peaks logistiline pool töötama.

Arvesta ka sellega, et on täiesti võimatu ette näha absoluutselt kõiki pisiasju, mis võivad ette tulla. Ära ürita olla täiuslik ning arvesta võimalike olukordadega, mis võivad üldist plaani muuta – nii ei tekita ootamatused eriti palju kahju.

2. Ära ürita kõike üksi teha

Hea konverentsi korraldamise alustala on hea tiim. Konverentsi korraldamine hõlmab endas eelarve haldamist, logistikat, toitlustust, valgustust ja palju muid valdkondi, mis kõik nõuavad oluliselt palju teadmisi. Selle asemel, et võtta kõik enda õlule, hangi endale tugev tiim, mis koosneks oma ala spetsialistidest. Nii saad sa keskenduda kõige olulisemale.

Kõige olulisem on delegeerida ülesandeid. Määra igale olulisele alale üks tiimiliige, kes tegeleb selle valdkonnaga täielikult. Sina saad seejärel keskenduda sellele, et kogu ülejäänud masinavärk töötaks nii nagu vaja.

3. Kasuta tehnoloogia võlusid

Oleks lausa patt tänapäevasel tehnoloogiaajastul mitte kasutada kõiki võimalusi, mis on nii hõlpsalt kättesaadavad.

Esmalt hangi endale kvaliteetne konverentsi haldusprogramm, mis on võimeline näiteks haldama osalejate nimekirja ja muud taolist. Selline programm on nagu sinu mälu pikendus ning aitab vältida rohkelt peavalu.

Oluline on mõelda ka konverentsiruumi tehnilisele lahendusele. Ära alahinda helisüsteemi ja WiFi olemasolu olulisust. Arvesta sellega, et enamikel osalejatel on tõenäoliselt nutiseadmed, mida soovitakse kasutada internetti pääsemiseks. Internetiühendus on tavaliselt konverentsidel alati suur probleem, seega kontrolli esimesena seda, kas konverentsisaalis on piisavalt hea WiFi, mis suudaks kõikide külastajate soovid rahuldada, olles piisavalt suure mahu ja kiirusega.

4. Keskendu kõnelejate valimisele

Ei pea ülemäära palju rõhutama seda, kuivõrd oluline on leida konverentsile õiged kõnelejad. Tihti on just kõnelejad need, kelle pärast konkreetselt kohale tullakse ning kõnelejad muudavad kogu konverentsi edukust täielikult.

Mõtle sellele, mida sa soovid konverentsiga saavutada ning veendu, et kõnelejad oleksid mitmekesised. Samuti arvesta mõne „tagavaravariandiga“, juhuks kui mõni kõneleja annab viimasel hetkel teada, et ei saa siiski tulla.

5. Pööra suhtlusele tähelepanu

Ära looda, et kõnelejad või külastajad küsivad ise sinult täpsustusi. Sinu kui korraldaja ülesanne on anda pidevalt informatsiooni, hoida inimesi teavitatud ning samuti pisut ärevil – võid luua näiteks Facebooki ürituse või grupi, kus anda pidevalt teavitusi.

Hea suhtlus peaks toimuma mitte ainult enne konverentsi, vaid ka konverentsi ajal. Kasuta näiteks suunaviiteid selleks, et osalejaid suunata õigetesse kohtadesse, võta appi vabatahtlikud, kes jagaksid inimestele ajakavasid ja muud taolist jne.

Sellele kõigele lisaks on sinu kui korraldaja ülesanne ka veenduda, et osalejatel oleks hea võimalus omavahel suhtlemiseks. Üks põhjuseid, miks inimesed tulevad üldse konverentsidele, on uute inimestega tutvumine ning sinu ülesanne on aidata neil seda teha. Veendu, et inimestel oleks piisavalt võimalusi ja aega vestlemiseks – ära loo liiga tihedat ajakava, vaid tee piisavalt palju puhkepause ja piisavalt pikad kohvipausid, et inimesed saaksid suhelda.

Kõige tähtsam on mitte kaotada pead ning võtta üks asi korraga. Delegeeri, loo korralik struktuur ning mõtle nendele peamistele asjadele – niiviisi suudad korraldada eduka konverentsi, mis jääb kõigile positiivselt meelde.

5 viga, mida kiputakse konverentsi korraldamisel tegema

Isegi parima sisu ja kõnelejatega konverents võib minna vett vedama, kui korralduse poolel on midagi „lonkav“. Halb asukoht, tehnilised apsud ja miljonid muud pisiasjad võivad kogu kogemuse paraku aga rikkuda.

Alljärgnevalt toome välja 5 kõige levinumat viga, mis võivad kogu kogemuse rikkuda, kuid mida paraku kiputakse siiski pidevalt tegema.

1. Vale valgustus ja helisüsteem

Kui paljudel konverentsidel oled sa käinud, kus halva valgustuse tõttu pole võimalik slaide lugeda? Või kus helisüsteem on nii vilets, et kogu kõneleja jutt kaob lihtsalt kuhugi kardina taha? Võib olla kindel, et oled vähemalt ühel sellisel sündmusel käinud.

Suurte ruumide varustamine valguse ja heliga võib olla väga suur katsumus, kuigi selle jaoks on olemas professionaalid, kes puutuvad kokku taoliste probleemidega igapäevaselt. Kahjuks üritavad liialt palju organiseerijad hoida raha kokku just sellelt kategoorialt. Tulemus? Vilets valgustus ja ebasobiv helisüsteem, mistõttu on peaaegu võimatu ammutada teadmiseid.

Valgustuse osas tuleks arvestada loomulikku valgust, kuid täiesti välistatud on hämarus: hämaras ei ole lihtsalt võimalik olla produktiivne. Tegemist ei ole romantilise restoraniga, vaid õpikogemusega. Testi valgust ja helisüsteemi kas või kümneid kordi ning hangi selle jaoks professionaalid – see on seda väärt.

2. Toit, toit, toit

Mis puudutab toitu, siis miljonid asjad võivad valesti minna ning kahjuks jäävad need asjad inimestele meelde. Aga sa ju ei taha olla see korraldaja, kelle üritusel olnud toit maitses nagu kellegi sokid või see, kelle üritusel tuli keegi kiirabiga ära viia toiduallergia tõttu?

Need näited kõlavad küll ekstreemselt, kuid paraku unustatakse toitlustus liialt tihti unarusse. Toit peaks olema ideaalis värskelt valmistatud, alati peaks olema valikuid taimetoitlastele ning vältida tasuks „riskigruppe“ ehk näiteks pähkleid ja muud taolist.

Veendu ka selles, et toitu jätkuks kõigile. Pole midagi hullemat, kui viie minuti jooksul lõppev toit – see jätab selgelt mulje, et korraldaja on üritanud rahaga kokku hoida ja on koonerdanud toidult. Paraku paneb see osalejad samal ajal mõtlema ka sellele, mille arvelt on veel koonerdatud – ehk ka toiduainete kvaliteedilt?

3. Asukoht määrab edu

Üks kõige tähtsamaid valikuid on konverentsi toimumise asukoht. Organiseerijana pead sa mõtlema väga paljudele asjaoludele: milline on piirkonnas olev liiklus, kui lihtsalt saab asukohta tulla ühistranspordiga, kas olemas on mugav parkimisvõimalus jne. Autoomaniku jaoks pole midagi hullemat, kui tulla konverentsile pärast meeletut liiklusummikut ning seejärel avastada, et tagatipuks pole ka võimalik korralikult parkida. Samuti ei tohiks olla paik liialt keeruliselt leitav – keegi ei soovi end tunda rumalalt, ekseldes ringi mööda linna ja otsides toimumispaika.

Enne ürituse toimumist tuleb ka selgelt osalejatele teada anda, kus üritus toimub ning kuidas sinna ligi pääseb. Vastasel korral võivad logistilised probleemid tekitada osalejates kibedaid tundeid juba enne ürituse algamist.

4. Vale suurusega toimumispaik

Sama oluline nagu on konverentsi toimumispaik on ka selle suurus.

Pole midagi hullemat, kui valida liiga suur või liiga väike ruum. Kui ruum on liiga suur, tekib tunne, et paljud inimesed ei tulnud kohale, seega ei ole konverents nii väärtuslik. Kui ruum on aga liiga väike, tekitab see ilmselgelt ebamugavust. Kui ruum osutubki näiteks liiga suureks, siis eemalda mõned toolid ja säti ruumi ümber nii, et see ei jätaks vale muljet.

5. Veendu, et kogu meeskond teaks kõike ürituse kohta

Kogu meeskond, kes osaleb ürituse telgitagustes, teenindab külastajaid ning tegeleb muude ülesannetega, peaks olema täielikult teadlik kogu sündmusest. Veendu, et meeskond tunneb konverentsi ruume, teab ajakava ja kõik on häälestatud õigesti.

Lõppude-lõpuks tahad sa siiski, et külastajad saaksid hiljem rääkida sinu üritusest head. Ära võta ürituse korraldamist niisama lihtsalt: tee korralikult kodutööd ja mõtle ka kõige väiksematele pisiasjadele, veendumaks, et sinu korraldatud konverents on tõeline hitt.

8 viisi, kuidas lõigata kõige rohkem kasu konverentsil osalemisest

Konverentside külastamine võib olla sinu karjääri jaoks plahvatuslikult hea – sa õpid oma valdkonda paremini tundma, saad uusi teadmiseid, kogemusi ja kontakte. Samal ajal on aga täiesti võimalik, et pealtnäha kasulikuna tundunud konverents osutub lõpuks üsna kasutuks (või vähemalt nii tundub sulle pärast osalemist).

Vahel on kõik aga kinni selles, kui hästi oled sa ise valmistunud konverentsi jaoks. Vältimaks, et järgmine konverents lõppeb sinu jaoks kasulikult ja edukalt, leiad alljärgnevalt kasulikke nõuandeid, kuidas end ette valmistada ja millele tähelepanu pöörata.

1. Ära mine konverentsile sihitult

Paljud osalejad loodavad, et konverentsile minnes pistab keegi nende pähe head mõtted ning pärast osalemist on nad saanud juurde kamaluga uusi teadmisi. Fakt on aga see, et niisama lihtsalt konverentsilt teadmiseid ei ammuta.

Selleks, et üritus oleks reaalselt tulus, pead sa endale enne üritust selgeks tegema, mida sa üldse soovid saada konverentsilt. Pane kirja mõned võtmepunktid, mis kirjeldavad sinu ootuseid. Enamikel konverentsidel räägitakse paljudest asjadest ning keskendutakse erinevatele punktidele. Kui sul on aga selge ülevaade sellest, mida sa üldse loodad konverentsil osalemisega saavutada, paned ka paremini tähele enda jaoks olulisi punkte ja ammutad seda rohkem enda jaoks tähtsaid teadmiseid.

2. Tugevda sidemeid

Kuigi konverentsid on suurepärased selleks, et tutvuda uute inimestega, sobivad need suurepäraselt ka selleks, et tugevdada juba olemasolevaid suhteid. Võta enne ürituse toimumist ühendust teistega, kes võivad potentsiaalselt osaleda või kellele võiks üritus huvi pakkuda – olgu need kliendid, tarnijad, partnerid või tuttavad – ning korralda nendega konverentsil kohtumine või väike kohvijoomine. Nii näitad ka enda aktiivsust ja innukust, mida hinnatakse väga kõrgelt.

3. Ära ürita kõike tähele panna ja kõiges osaleda

Paljud osalejad teevad olulise vea, üritades osa võtta kõikidest konverentsi punktidest. Enamus suuremaid konverentse koosnevad aga nii paljudest sessioonidest, et on väga raske kõigil osaleda – ning sa ei peakski. Selle asemel, et tormata ringi ja vaevu tähele panna, keskendu üksnes asjadele, mis on sinu jaoks kõige olulisemad. Ära karda vahele jätta sessioone, mis on sinu jaoks pisut kaugemad. Pea meeles oma põhilist eesmärki ja keskendu sellele.

4. Tee märkmeid

Kui konverents kestab mitu päeva ning sellel osalevad kümned kõnelejad, on peaaegu võimatu kõike meeles hoida, seega ununeb kõik selleks ajaks kui sa koju jõuad.

Selle vältimiseks kanna endaga alati kaasas märkmikku, sülearvutit, tahvelarvutit või midagi muud, kuhu teha märkmeid. Pane kirja näiteks kõige olulisemad punktid, et oma mälu värskendada siis, kui jõuad tagasi koju.

5. Ära karda kõnelejatelt küsimusi küsida

Pea meeles, et konverentsil kõnelejad võivad küll olla mainekad professionaalid, kuid nad ei ole tulnud konverentsile esinema niisama ilu pärast – nad on tulnud sinna selleks, et samamoodi teistega suhelda ja samas ka anda edasi enda õpetussõnu. Ära karda läheneda kõnelejatele, küsida neilt lisaküsimusi või isegi vahetada visiitkaarte.

6. Ära ole müürilill

Üks põhjuseid, miks üldse konverentsidel osaleda, on teiste inimestega suhtlemine. Kohvipausid on just selle jaoks loodud, et end värskendada ning rääkida ka teistega. Ära karda läheneda teistele osalejatele ning vahetada mõtteid – see on kogu ürituse mõte!

7. Ära ripu telefoni küljes

Tänapäeva kiires maailmas unustavad vahel inimesed end oma telefoni külge niivõrd ära, et isegi konverentsil ollakse pidevalt kleebitud oma nutitelefoni ekraani külge. Konverentsi põhimõte on suhelda inimestega näost-näkku, seega on oluline pisut oma telefonist eemal olla. Sa ei pea küll end täielikult eemale rebima oma nutiseadmest, kuid ürita seda vähem kasutada ning selle asemel suhtle hoopis teiste osalejatega.

8. Jaga teadmisi teistega

Kui konverents on läbi, on hea mõte jagada teadmisi ka oma kolleegide ja sõpradega. Lisaks sellele, et saad ka nendele anda uut informatsiooni, aitab see sul kinnistada õpitud asju ka enda jaoks – alati on hea asju „läbi töödelda“ rääkides teistele inimestele. Mis kõige parem, teinekord võivad su kolleegid sulle samaga vastata!

Mida silmas pidada konverentsi kohvipausi korraldamisel?

Pole mingi saladus, et kohvipaus on konverentsi üks kõige olulisemaid osasid. See on ilma liialdamata lausa niivõrd oluline, et paljud inimesed tulevadki konverentsile üksnes pausi pärast. Ei, mitte selleks, et head-paremat põske pista, vaid selleks, et maitsva toidu ja kohvi saatel tutvuda inimestega, ammutada uusi mõtteid ja leida uusi partnereid.

Eduka kohvipausi loomine pole aga sugugi nii lihtne kui pealtnäha tundub. Kui palju on vaja tooteid tellida? Kui palju teenindajaid on vaja? Mida on vaja lauale panna? Kuidas ajastada kohvipaus? Selles artiklis anname pisut nõuandeid, kuidas tagada, et konverentsi kohvipaus kulgeb täiuslikult.

Mõista konverentsi eesmärki ja publikut

Hea ürituse korraldamise esimene põhimõte on mõista oma publikut, nende üldiseid huvialasid ja eelistusi. Kas tegemist on tagasihoidlikuma üritusega või ametlikuma konverentsiga? Mis valdkonna inimesed üritust külastavad? Kui palju külastajaid konverentsile tuleb, kas tuleb arvestada kultuuriliste piirangute või millegi muu taolisega?

Lisaks taolistele põhimõtetele tuleb arvestada ka erinevate dieedipiirangutega – arvestama peaks võimalike allergikute, taimetoitlaste ja muude vajadustega.

Kõige olulisem on pakkuda laual piisavalt rikkalikku valikut, et katta kõik vajadused. Suurim viga võib seejuures olla ürituse nišile mittevastamine: ametlikuma olemusega üritus vajab pisut peenemat väljapanekut ja toidupoolist, samas kui lihtsad saiakesed ja termosed sobivad kenasti ka pisut vabama olemusega konverentside tarbeks.

Arvesta ajaga

Üks suurimaid vigu, mida kiputakse tegema, on ajaga ümardamine ehk teisisõnu, kiputakse arvestama liiga vähese ajaga, seda nii ettevalmistuste jaoks kui ka tegeliku kohvipausi jaoks.

Kuldse reegli kohaselt jäetakse hommikusöögi jaoks 30-40 minutit ja lõunasöögi jaoks kuni tunnike, olenevalt toidust ja külastajate hulgast. Rootsi laua puhul võib 20-30 minutit olla enamgi kui piisav, seda eriti väiksema grupi korral, kuid kui eined on pisut keerukamad ning kaasatud on lauad ja teenindajad, tuleks kindlasti arvestada pikema ajaga.

Kui korraldada lihtsalt joogipaus, siis piisab 15 minutist kuni 100-liikmelisele grupile, 30 minutist suurematele gruppidele.

Kui palju tooteid tellida?

Ka õige koguse tellimine on parasjagu suur katsumus. Fakt on see, et alati võib jääda toitu üle ning tavaliselt ka jääb, kuid siiski tuleks teha pisut arvutusi, vähendamaks oma kulusid.

Mis puudutab joogipoolist, siis tavaliselt tarbivad vähemalt 70% osalejatest kohvi, kuid ülejäänu osas tuleks arvestada kofeiinivaba kohvi, tee, mahla ja veega.

Toiduga lähevad asjad pisut keerulisemaks, kuid tööstuse kirjutamata reegel on panna toitu valmis arvestades 80%-se osalusega. See võib küll tunduda riskantne, kuid enamikel konverentsidel on alati teatud osa inimesi, kes ei tule kohale või osa inimesi, kes ei söö või söövad vähem. Vältimaks üleliigset kulutamist ja toidu raiskamist ei ole mõistlik ülepaisutada.

Kui kavatsed pakkuda väikeseid snäkke, siis tasub arvestada 3-7 snäkiga inimese kohta, olenevalt jällegi ürituse pikkusest ja üldisest olemusest.

Kõige olulisem on silmas pidada ürituse niši ja külastajate demograafiat. Pole eriti viisakas pakkuda lihapirukaid peenel ärikonverentsil, samas ei ole eriti sobilikud peened tikuvõileivad pisut lihtsamal üritusel. Arvesta eelkõige külastajate soovidega ning ära pinguta üle – lihtsuses peitub alati võlu.

Kas konverentsidel käimine on mõttekas?

Kui soovid alustada uut ettevõtet või soovid arendada oma teadmiseid, on võimalik, et oled mõelnud oma valdkonna konverentside külastamisele. Arusaadavalt võib samas tekkida ka kahtluseid, eriti, kuna konverentsil osalemine nõuab nii aega kui raha – ning neid mõlemat on alustaval ettevõttel jagada napilt. Alljärgnevalt toome välja mõned põhjused, miks võiksid siiski osaleda konverentsidel.

1. Saad võimaluse õppida parimatelt

Isegi, kui sa oled oma valdkonnas tegutsenud väga kaua, siis üks asi on kindel: mitte keegi ei saa teada absoluutselt kõike oma valdkonna kohta. Paratamatult teevad kõik ettevõtjad vigu ning kui mõned nendest vigadest võivad aidata isegi paremini edasi areneda, siis mõned vead võivad osutuda saatuslikeks.

Konverentsidel on võimalik aga saada kasulikke nõuandeid inimestelt, kes on juba kunagi teinud mingeid vigu ning saavad nüüd jagada õpetussõnu teistele. Taoliseid nõuandeid ei leia niisama tänavalt ega raamatutest, vaid üksnes reaalsest elust, seega tasub kindlasti külastada konverentse, kus kõnelejad võivad potentsiaalselt jagada sinu jaoks olulisi nõuandeid.

2. Leiad uusi kontakte

Võid küll arvata, et konverentsi peamine mõte on minna kohale, istuda ja kuulata kõnelejaid, kuid tegelikult on üks kõige olulisemaid osasid teiste osalejatega suhtlemine. Paljud, kes mõtlevad tagantjärgi oma konverentsikogemustele, ütlevad nagu ühest suust, et kõige suurem eelis oli teiste inimestega suhtlemine ja uute kontaktide leidmine.

Kui külastad oma valdkonna teemasid puudutavat konverentsi, võid olla kindel, et seda külastavad inimesed, kellel on sinuga sarnane mõtteviis, samad huvid ja samad igapäevased mured. Seepärast on ühise keele leidmine väga lihtne. Konverentsidelt võid leida lausa sõpru või äripartnereid ning täiesti kindlalt võid leida uusi ärivõimalusi, mida niisama lihtsalt ei leia.

3. Õpid oma valdkonda paremini tundma

Maailm muutub kiiresti ning vahel nii kiiresti, et mõne ettevõtja jaoks on muudatused täiesti ootamatud, lükates kogu ettevõtluse täiesti rajalt maha. Ettevõtjana on väga lihtne keskenduda omaenda valdkonnale, kuid samal ajal võid unustada ülejäänud tööstuse. Seetõttu võib väga kergelt tekkida olukord, kus sa pole valmis tulevasteks muudatusteks.

Konverentsid keskenduvad tihtipeale suuremale tööstusvaldkonnale ja tuleviku uuendustele, võimaldades osalejatel olla ühe sammu võrra eespool ning valmistuda tulevasteks muudatusteks.

4. Leiad uusi ideid ja inspiratsiooni

Kui teed iga päev sama tööd ja järgid sama rutiini, on täiesti võimalik, et vahel tekib tunne nagu ei oskaks kuidagi edasi tööd arendada. Selline inspiratsiooni- ja motivatsioonipuudus võib kimbutada ka kõige agaramaid inimesi.

Konverentsid aitavad tihti aga anda su tööle uue perspektiivi, kuna saad ammutada inspiratsiooni teistest tublidest inimestest. Motivatsioon ei ole üksnes sisemine: tihti on vaja väliseid motivaatoreid ning mis oleks selle jaoks parem, kui sama valdkonna inimeste mõtted ja muljed. Konverentsil käies kohtad kahtlemata väga loomingulisi ja inspireerivaid inimesi, kes võivad sinus ärgitada uusi ideid.

5. Sul on osalemisest ainult võita

Kui mõtled sellele, kas konverentsil tasub osaleda, siis tõenäoliselt tuleb pähe mõtet: kas raiskad raha ja oma väärtuslikku aega. Enamjaolt maksab konverentsil osalemine alates paarikümnest eurost kuni paarisaja euroni, toimub nii paaritunnilisi kui ka mitmepäevalisi. Ükskõik, millise konverentsiga aga tegu ka poleks, üks on täiesti selge: ürituselt on alati midagi võita. Isegi, kui konverents ei ole nii kasulik kui lootsid, on üsna kindel, et saad ikkagi teada midagi uut või saad vähemalt uusi ideid ja motivatsiooni.

Uued kontaktid, uued mõtted, uued kogemused ja teadmised – konverentsid võivad olla väga kasulikud, hoolimata sinu valdkonnast ja praegusest teadmiste hulgast. Ära karda osaleda erinevatel üritustel ning ära karda, et raiskad aega. Teadmised on siiski hindamatu väärtusega!